De beste management tools voor consultants en managers

Gelukkig hoef je dat niet alleen te doen. Voor iedere taak is er wel een tool die jouw leven makkelijker kan maken en je kan helpen beter je werk te doen. Zo heb je onder andere goede tools nodig voor:

• Project management

• Customer relations (CRM)

• Je financiën: invoices, betalingen en onkosten

• Tijd management en afspraken plannen

• Communicatie en samenwerking

• Documenten: creatie en beheer

• Marketing, website en design

• Cyber security

Je kunt dus in principe al je taken online afhandelen. Dat gaat vaak een stuk efficiënter dan offline. Op dezelfde manier kun je tegenwoordig ook eenvoudig online je verzekeringen regelen. Maar daar gaat deze blog niet over. 

Ontdek nu welke consulting tools, c.q. management software, als best beoordeeld zijn en waarom. Helemaal onderaan vind je ook een checklist om te bepalen welke tools het beste bij jou passen!

Top 5 project management tools voor freelance consultants

Forbes heeft laatst een lijst uitgebracht met de beste project management tools voor (zelfstandige) consultants, adviseurs en managers. En wie zijn wij om die lijst tegen te spreken? Dit zijn de beste 5 volgens Forbes, inclusief de reden waarom deze software zulke goede beoordelingen hebben gekregen. 

1 - Monday: het beste voor agile startups met een laag budget 2 - ClickUp: het beste voor agile dev teams 3 - AirTable: het beste voor data-gedreven bedrijven 4 - Notion: het beste voor content creatie 5 - Confluence (product van Atlassian): het beste voor remote teams

Bij Insify zelf werken we met ClickUp, AirTable en Confluence. Andere project management tools die in het onderzoek voor deze blog de revu zijn gepasseerd, zijn Accelo, Hive, Trello, Wrike en Asana. 

Top 10 CRM tools voor freelancers en consultants

Een CRM tool heb je nodig voor zowel jezelf als je klanten om klantgegevens up to date te houden, ontwikkelingen bij te houden, lead generatie en klantenaccounts te beheren. Met een CRM verbeter jij je eigen klantrelaties en die van jouw klanten en daarmee de Customer Lifetime Value (CLV). 

De volgende CRMs zijn volgens integratie-gigant Zapier als beste uit de bus gekomen. 

1 - Zoho: voor het schalen van een bedrijf 2 - Salesforce Sales Cloud: omdat je hiermee veel kunt personaliseren 3 - Bitrix24: voor communicatie over meerdere kanalen 4 - Pipedrive: omdat het makkelijk is om te gebruiken 5 - Nimble: voor customer prospecting 6 - Nutshell: om kleine salesteams te managen 7 - Ontraport: om online transacties te automatiseren 8 - Apptivo: voor business management 9 - Close: voor inside sales teams 10 - NetHunt CRM: voor Gmail power users

Andere bekende CRM tools zijn Hubspot, Capsule CRM, Zendesk Sell, Keap, Accelo, Teamviewer, HoneyBook en Bullhorn. 

Bij Insify werken we met HubSpot en Zendesk vanwege de mogelijkheden en integraties die ze ons bieden.

Een CRM is niet goedkoop. Prijzen variëren van €2000 tot wel €15.000 per jaar exclusief implementatiekosten, afhankelijk van de grootte van het bedrijf, het aantal gebruikers en de opties die je kiest. Daarom is het een goed idee om voordat je een beslissing maakt voor een CRM ook vergelijkingswebsite G2 te raadplegen. Hiermee kun je ook 2 verschillende tools direct met elkaar vergelijken. 

Let op: Als jij een bedrijf een verkeerd advies geeft over de aanschaf van een CRM systeem - bijvoorbeeld omdat dit systeem niet de juiste integraties biedt - kun je hiervoor aansprakelijk worden gehouden. In dat geval heb je als freelance consultant een beroepsaansprakelijkheidsverzekering nodig om de kosten te dekken. 

Top 10 beste finance tools voor consultants en interim managers

Als freelance consultant of manager heb je een efficiënt proces nodig om je financiën te regelen. Daar komt accounting software goed bij van pas. Deze software helpt je bij te houden van wie je nog geld krijgt, wanneer je betalingen moet doen en maakt het makkelijk om facturen te sturen. 

Forbes heeft in november 2022 een onderzoek gedaan naar de beste billing en invoicing software. Wederom presenteren we graag hun top 5 om jou te helpen in je zoektocht naar de beste tools. 

Top 5 internationale invoice en billing software

1 - Square: beste facturen software voor small businesses (nog niet beschikbaar in NL) 2 - FreshBooks: meest gebruikersvriendelijke software 3 - Zoho Invoice: beste prijs-kwaliteitsverhouding 4 - Xero: het beste voor groeiende ondernemingen 5 - Intuit QuickBooks Online: het beste voor offline ondernemingen

Andere finance software die je kunt overwegen zijn Kashoo, Scoro, Sage 50c, Wave, Invoice2Go, OneUp, Kashflow en Harvest. 

Top 5 beste Nederlandse facturatie software

1 - E-boekhouden.nl: facturatieprogramma als onderdeel van een boekhoudpakket 2 - Rompslomp.nl: gebruiksvriendelijke optie met losse facturatiemodule  3 - Visma eAccounting: beste facturatiemodule die aan alle eisen voldoet 4 - DigiBTW: beste programma dat gratis is - speciaal voor zzp'ers 5 - Snelstart: het beste om mee samen te werken met je accountant

Deze top 5 voor Nederlandse software hebben we overgenomen van appwiki, een bedrijf dat je helpt goede software te vinden voor je bedrijf. De reden dat we hier een Nederlandse lijst hebben opgenomen is omdat het handig is als je jouw facturen samen regelt met je boekhouding. 

Heb of zoek je dus een Nederlands boekhoudingsprogramma, dan kun je het beste ook software gebruiken die daarmee communiceert (of ook je facturen oppakt). 

Tip: Met een tool als Bonsai kun je naast facturen sturen ook contracten creëren en ondertekenen. 

10 beste time tracking en scheduling software voor freelancers

Direct verbonden met jouw facturen zijn de uren die je maakt en de afspraken die je plant. Je werkt natuurlijk niet voor niets. Maar… handmatig je uren bijhouden en bellen of mailen om afspraken te maken zijn niet meer van deze tijd. Dit regel je veel sneller met behulp van de volgende tools die door Zapier als beste beoordeeld zijn. 

Tijd management (time tracking)

1 - Toggle Track: omdat deze app gratis is 2 - HourStack: om te integreren met je project management software 3 - Timely: om automatisch je uren bij te houden 4 - TrackingTime: om op een originele manier je tijd te visualiseren 5 - RescueTime: voor minder afleiding

Scheduling en planning software

1 - Acuity Scheduling: om de gebruiksvriendelijkheid 2 - Picktime: deze booking software is gratis 3 - SimplyBook.me: voor internationale ondernemingen 4 - TimeTap: vanwege de opties om de app te personaliseren 5 - Zoho Bookings: om je hele onderneming te managen

Andere scheduling software waar je waarschijnlijk wel eens van gehoord hebt zijn Calendly, Baluu, Doodle, SuperSaas en Genbook. Tip: Zorg ervoor dat deze software samenwerkt met je favoriete online kalender. Als jij een Google Calendar gebruikt, wil je dat de afspraken die met deze tools gepland worden hier automatisch in verschijnen. 

Bij Insify werken we voor tijdmanagement - om focus time in te plannen en tijd te besparen - met Clockwise. Nog een goede optie is Timegram.

10 communicatie­tools voor freelance consultants en managers

Alle clichés over communicatie zijn waar. Zeker nu met remote, hybride en ik-kan-je-niet-vinden-op-kantoor werk. Om jouw communicatieproblemen op te lossen en ervoor te zorgen dat je telefoon niet constant vibreert, heb je - naast je email - minstens één van deze apps nodig. 

• Slack: om met je team te communiceren - privé, in groepen en per onderwerp 

• Microsoft Teams: de Microsoft versie van Slack

• Google Meet: voor online meetings

• Miro: een online whiteboard om in samen te werken en processen te visualiseren

• Zoom: voor online meetings

• Twilio: een sms tool 

• Google Chat: voor gebruikers van Google Workplace

• Basecamp: voor taak management 

• Flock: weer een soort Slack

• Notion: ook te gebruiken voor communicatie omdat je tegelijkertijd in documenten kunt werken

Dit is geen top 10 lijstje geworden, omdat welke tools je gaat gebruiken sterk afhangt van je opdrachtgevers. Veel van de bedrijven waarvoor je gaat werken zullen al hooked zijn aan bepaalde communicatie tools. Je kunt natuurlijk wel voorstellen om andere tools te gebruiken of misschien ben je zelfs ingehuurd om de communicatie te verbeteren! 

Bij Insify werken we intensief via Slack, hebben we meetings met Google Meet en werken we ook samen in Miro. 

10 tools voor betere documenten en het beheer ervan

Met slordige documenten in een onduidelijke layout en spelfouten kun je echt niet aankomen als consultant. Dat is the way to go om je advies te ondermijnen. Maar niet iedereen is een schrijfwonder of heeft alle trucjes van Microsoft Word onder de knie. De meeste professionals gebruiken daarom simpelweg de juiste tools voor de beste documenten én het beste beheer ervan. Je wilt ze namelijk ook altijd terug kunnen vinden. Niets is vervelender dan een verdwenen document. 

We kennen allemaal de cloud en maken mogelijk al gretig gebruik van Google Drive, Dropbox of Onedrive. Maar kende je deze tools al? *Voor de lijst met beste documentbeheer software hebben we de top 5 van Techradar.com gebruikt. 

Sneller betere documenten en slides produceren

• DeepL: voor de beste vertalingen

• Grammarly: om je Engels te checken

• AskBrian: voor transcripten in 130 verschillende talen

• Visme: voor een betere formatting van je documenten

• Slidesgo: voor templates om direct te gebruiken

Natuurlijk kun je ook in Microsoft Word 365 templates vinden voor je documenten en slides. Andere tools die je kunt overwegen zijn Agolo, Templafy, Abbyy, Otter.ai, 24Slides en Beautiful AI. 

Top 5 tools voor document management

1 - Templafy: een all-in-one document management oplossing 2 - M-files: document software die duplicates detecteert 3 - DocuWare: voor document organisatie in de cloud 4 - MasterControl: voor een focus op compliance 5 - Xaitporter: voor een betere cloud-based samenwerking

Wanneer jij op zoek bent naar de beste document management software (voor een klant), houd dan rekening met jouw specifieke behoeften en je budget. Wederom kun je op G2 software eenvoudig met elkaar vergelijken!

Top 5 tools voor al je marketing, website en design wensen

Acquisitie, netwerken: jezelf vermarkten… Of je het nou leuk vindt of niet, het is een noodzakelijk kwaad als jij de beste opdrachten wilt binnenslepen. 

Met deze tools kun je dit beter en sneller doen en bepaalde processen eenvoudig automatiseren. 

1 - Webflow: hiermee bouw je zonder superveel ervaring een mooie eigen website 2 - Canva: een gratis tool om eenvoudig graphics te designen voor je website of posts 3 - PlayPlay: om simpel videos te creëren  4 - Drip: een email marketing automation tool  5 - Moz: een SEO tool om beter te ranken op Google

Bij Insify gebruiken we PlayPlay en Drip. Voor SEO gebruiken we Ahrefs en eerder hebben we ook gebruikgemaakt van SEMrush en SEranking. Andere alternatieven om je beter te vermarkten zijn Synthesia, Wix, Mailchimp, Hootsuite (voor social media accounts) en WordPress. 

Tip: Wil je inzichten verzamelen om je marketing te verbeteren? Gebruik tools als SurveyMonkey en Typeform om automatische surveys uit te zetten. En vergeet ook niet om reviews te verzamelen. Dit kun je doen via Google, maar bijvoorbeeld ook via TrustPilot. 

Top 5 cyber security software voor freelance consultants 

Als jij klantgegevens verliest, kan dit grote gevolgen hebben. Bij voorkeur voorkom je deze situatie! Dat doe je met goede security software. 

Zeker als je voor grote internationale spelers werkt, wil je niet onzorgvuldig omgaan met hun data. Gebruik een van deze tools om hackers de baas te blijven.

Volgens Capterra is dit de top 5 cyber security software (die relevant is voor consultants): 

1 - Cloudfare: voor een betere web performance en veiligheid 2 - Delivery Trust: voor veilige communicatie tussen partijen zonder downloads of registratie 3 - WP Cerber Security: tegen hacker attacks, spam en malware 4 - Phishing Tackle: om het risico dat je op phishing emails klikt tegen te gaan 5 - Smip: tegen hacking, shadowbanning en het verlies van controle over je social media

Deze software is niet hetzelfde als antivirus software, zoals Norton, Bitdefender, Kaspersky, McAfee of Trend Micro. Het is ook niet hetzelfde als password software zoals LastPass en 1Password, die je waarschijnlijk ook nodig hebt. Ga na welke veiligheden jij wilt en moet inbouwen en schaf de juiste software aan. Maar… hoe maak je nou de beste keuze? Goede vraag!

Checklist: Hoe kies je de beste software voor jouw consultancy? 

Voor iedere taak die je met software wilt vereenvoudigen vind je al snel minstens 5 goede opties. Het is daarom niet altijd makkelijk om de beste keuze te maken. Al helemaal niet als je die keuze voor je klanten moet maken. 

We helpen je graag om de software te kiezen die het beste bij jou past. Dit doe je als volgt: 

Maak een lijst van je 3 favoriete software en check iedere tool op de volgende punten.

Checklist om de beste software te kiezen voor consultants en managers

Evalueer iedere tool (met behulp van het internet en sites als G2 of appwiki) en geef ze een score op:

✔ Gebruiksvriendelijkheid ✔ Customer support ✔ Schaalbaarheid ✔ Mate waarin je de tool kunt personaliseren (zoals voor jou nodig is) ✔ Tijdsinvestering die nodig is om de tool te gaan gebruiken/integreren ✔ Veiligheid en compliance ✔ Flexibiliteit van het contract ✔ Functies en functionaliteiten ✔ Reviews van anderen ✔ Automatisering en integratie opties ✔ Rapportage en analyse opties ✔ Synchronisatie met andere software

En last but not least… 

✔ Kosten

Klaar?

Waarschijnlijk heb je je antwoord al. Mocht je toch niet helemaal zeker zijn van je zaak, kies dan de meest flexibele optie. Je wilt niet vastzitten aan een jaarcontract (en hiervoor al betaald hebben) als de tool uiteindelijk niet de juiste blijkt te zijn. 

Tools in huis? Top! Regel ook je aansprakelijkheids­verzekeringen

De meest flexibele optie voor freelance consultants en managers qua verzekeringen? Die vind je bij Insify. Zo is de beroepsaansprakelijkheids­verzekering dagelijks opzegbaar en kun je zelf jouw eigen risico kiezen. 

Je berekent al in 2 minuten je premie en bent de volgende dag verzekerd, inclusief 5 jaar inlooptijd. 

Tip: Bekijk ook onze nieuwe arbeidsongeschiktheidsverzekering

De nieuwe AOV van Insify hebben we volledig afgestemd op de specifieke behoeften van zzp'ers en ondernemers in Nederland. Op jou dus. Hoe? Hier hebben we voor gezorgd:

• Een zeer voordelige premie per maand

• In 15 minuten 100% online af te sluiten zonder adviseur

• Géén advies-, service- of afsluitkosten

• Dagelijks opzegbaar

Bereken je AOV-premie om meer te ontdekken over deze unieke verzekering.

Heb je hier nog vragen over? Gewoon even bellen of appen. We helpen je graag en we hopen dat je ook toffe nieuwe software hebt gevonden om beter je werk te kunnen doen!

Mis je nog belangrijke tools?  Laat het ons weten! We voegen ze graag aan het artikel toe. 

Meer lezen

Hoe IT consultant Martijn zijn klanten centraal zet De Tech achter Insurtech: Hoe het werkt met CTO Martijn Rutten 5 grote risico's voor IT consultants Hoe jij nu meer klanten kunt werven

Beroepsfouten: wat zijn dat?  Vergelijk beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen Welke verzekeringen je als ondernemer nodig hebt

Disclaimer

* We doen ons best om de informatie op onze website zorgvuldig samen te stellen. Het kan echter voorkomen dat informatie niet volledig is of dat er per ongeluk onjuistheden op de website staan. Daarnaast kan oudere informatie niet meer helemaal up-to-date zijn, dus let op de datum van publicatie. Bovenaan elke blog kun je de publicatiedatum vinden. De informatie op onze website betreft geen advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Het gebruik van de informatie is voor eigen risico. We raden je aan om altijd goed zelf onderzoek te doen. Heb je vragen? Neem dan contact met ons op.