Ingebrekestelling sturen: wanneer is het nodig en wat moet erin?

Een ingebrekestelling is een schriftelijke aanmaning waarin je je klant een laatste redelijke termijn geeft om alsnog na te komen. Is zo'n brief nodig voor verzuim, dan treedt dat in wanneer de termijn ongebruikt verstrijkt. Bij zakelijke facturen is de brief vaak niet nodig om handelsrente te kunnen rekenen.

Kort samengevat:

• Een ingebrekestelling moet schriftelijk, met een concrete eis en een redelijke termijn.

• Is een uiterste betaaldatum echt afgesproken, dan is hij meestal niet nodig.

• Is er niets afgesproken, dan geldt bij handelsovereenkomsten een wettelijke termijn van dertig dagen.

• Een e-mail telt als schriftelijk, maar je moet wel kunnen bewijzen dat hij is aangekomen.

• Bij andere tekortkomingen, zoals herstel van gebrekkig werk, is hij juist wel nodig.

Voorbeeldtekst ingebrekestelling

Wil je meteen een ingebrekestelling sturen? Gebruik onderstaande tekst. Bij een gewone zakelijke factuur is zo'n brief juridisch niet altijd nodig. Verderop lees je wanneer wel en wanneer niet.

Kort en zakelijk werkt beter dan drie alinea's uitleg.

_{Betreft: ingebrekestelling factuur 2026-104}

_{Geachte heer De Vries,}

_{Op 3 september 2026 stuurde ik u factuur 2026-104 van €2.400 voor de werkzaamheden aan uw kantoorpand. De betaaltermijn van 30 dagen is verstreken en ik heb uw betaling niet ontvangen.}

_{Ik verzoek u het openstaande bedrag van €2.400 uiterlijk 10 oktober 2026 over te maken op rekeningnummer NL00 BANK 0123 4567 89.}

_{Ontvangt u deze brief en blijft betaling voor die datum uit, dan breng ik de wettelijke handelsrente en de wettelijke incassokosten in rekening en draag ik de vordering over ter incasso.}

_{Met vriendelijke groet,}

Pas het bedrag, de datum, het factuurnummer en de betalingstermijn aan. Zorg dat de eis duidelijk is en geef je klant een redelijke termijn. De aankondiging van rente, kosten en incasso is nuttig, maar juridisch niet verplicht. Was er al een uiterste betaaldatum afgesproken, dan kan je klant al in verzuim zijn. Je gebruikt de brief dan als laatste sommatie.

Wat moet erin staan?

Drie dingen moeten erin, het vierde is verstandig.

Een vriendelijke aansporing is geen ingebrekestelling. "Zou je er nog even naar kunnen kijken?" houdt geen stand. Het moet duidelijk zijn dat dit de laatste termijn is.

Een e-mail telt als schriftelijk. Het risico zit niet in de vorm maar in het bewijs: jij moet kunnen aantonen dat je klant hem heeft ontvangen. Bij een klant die al niet reageert, is een aangetekende brief de veiligere route.

Wat is een redelijke termijn?

De wet noemt geen aantal dagen, en dat is bewust. Redelijk hangt af van wat je vraagt. Voor het betalen van een factuur die al lang openstaat is zeven tot veertien dagen gebruikelijk. Voor het herstellen van geleverd werk mag het langer zijn, omdat je klant er iets voor moet organiseren.

Zet je een onredelijk korte termijn, dan is je ingebrekestelling niet meteen waardeloos. Je klant komt dan alsnog in verzuim als hij ook binnen een wel redelijke termijn niet nakomt. Je verliest wel tijd, dus kies de termijn liever meteen goed.

Wat is een ingebrekestelling precies?

Artikel 6:82 van het Burgerlijk Wetboek zegt het zo: het verzuim treedt in wanneer de schuldenaar in gebreke wordt gesteld bij een schriftelijke aanmaning waarbij hem een redelijke termijn voor de nakoming wordt gesteld, en nakoming binnen die termijn uitblijft.

In gewone taal: je zet op papier wat de ander nog moet doen en geeft daar een redelijke termijn voor. Je kunt erbij zetten welke stap je daarna overweegt.

Waarom het uitmaakt

Verzuim is het scharnierpunt voor ontbinding en voor schadevergoeding wegens te late nakoming. Bij handelsovereenkomsten kent de wet daarnaast een eigen regeling voor rente en voor het minimum aan incassokosten, die ook zonder ingebrekestelling loopt. Ondernemers slaan deze stap vaak over en lopen er later op vast, omdat de rechter vraagt wanneer het verzuim precies is ingetreden.

Wanneer heb je er een nodig, en wanneer niet?

Dit is het deel dat de meeste artikelen overslaan, en het scheelt je een brief.

Meestal niet nodig: een afgesproken uiterste betaaldatum

Is een uiterste betaaldatum echt afgesproken, dan treedt het verzuim in zodra die datum verstrijkt. Dat volgt uit artikel 6:83 sub a van het Burgerlijk Wetboek: bij het verstrijken van een voor voldoening bepaalde termijn is de schuldenaar zonder meer in verzuim.

Let op het woord afgesproken. Een datum die jij eenzijdig op je factuur zet is niet automatisch zo'n fatale termijn. Staat de betaaltermijn in je offerte of in je algemene voorwaarden en heeft je klant die geaccepteerd, dan sta je een stuk steviger.

Ook niet nodig: een zakelijke factuur zonder afspraak

Heb je geen betaaltermijn genoemd, dan valt een handelsovereenkomst terug op de wettelijke betalingstermijn. De wettelijke handelsrente gaat dan lopen zonder dat je eerst hoeft aan te manen. Ook het minimum van €40 aan incassokosten volgt uit de wet.

Een ingebrekestelling is hier dus geen voorwaarde om rente en dat minimum te kunnen rekenen. Wel blijft het een nuttige laatste stap om de betaling los te krijgen.

Wel nodig: als de discussie over je werk gaat

Levert je klant kritiek in plaats van geld, dan gaat het niet meer over te laat betalen maar over de vraag of je goed hebt geleverd. Wil je dat je klant je de kans geeft het recht te zetten, of wil je juist vastleggen dat hij tekortschiet, dan leg je dat schriftelijk vast met een termijn erbij.

En als jouw klant daarna nog niet betaalt?

Was de ingebrekestelling nodig, dan treedt verzuim in zodra de redelijke termijn ongebruikt verstrijkt. Bij een zakelijke factuur kunnen handelsrente en het minimum aan incassokosten al eerder verschuldigd zijn. De incassostaffel begint bij 15% over de eerste €2.500. Blijft betaling uit, dan kun je de vordering uit handen geven aan een incassobureau.

Die route, inclusief wat een incassobureau kost en wie dat betaalt, staat in ons artikel over het inschakelen van een incassobureau.

Veelgestelde vragen over de ingebrekestelling

Is een aanmaning hetzelfde als een ingebrekestelling?

Niet helemaal. Elke ingebrekestelling is een aanmaning, maar niet elke aanmaning is een ingebrekestelling. Als de brief nodig is om je klant in verzuim te brengen, moet je schriftelijk een duidelijke eis stellen en een redelijke termijn geven. Verzuim treedt dan in als nakoming binnen die termijn uitblijft.

Mag ik een ingebrekestelling per e-mail sturen?

Ja, een e-mail is schriftelijk. Het praktische probleem is bewijs. Als je klant later zegt dat hij niets heeft ontvangen, moet jij aantonen dat de mail is aangekomen. Bij een klant die al niet reageert is een aangetekende brief verstandiger, of allebei tegelijk.

Moet ik een ingebrekestelling sturen voor een gewone onbetaalde factuur?

Bij een zakelijke klant meestal niet. Is een uiterste betaaldatum afgesproken, dan is je klant in verzuim zodra die verstrijkt. Is er niets afgesproken, dan geldt de wettelijke termijn voor handelsovereenkomsten en gaat de rente daarna lopen. Een aanmaning blijft nuttig om betaling los te krijgen, maar is geen voorwaarde.

Hoeveel tijd moet ik geven?

De wet noemt geen termijn. Voor een openstaande factuur is zeven tot veertien dagen gebruikelijk. Voor herstel van geleverd werk mag het langer, omdat je klant daar iets voor moet regelen. Te kort maakt de ingebrekestelling niet ongeldig, maar kost je tijd.

Wat als mijn klant reageert met kritiek op mijn werk?

Dan verandert de zaak van te laat betalen in een inhoudelijk geschil. Leg schriftelijk vast wat er volgens hem mankeert en wat jij daarvan vindt. Een incassobureau is hier niet de route, want die int onbetwiste vorderingen. Hier heb je een jurist of advocaat nodig.

Conclusie: drie eisen en één praktische tip

Een ingebrekestelling die werkt is schriftelijk, noemt een concreet bedrag of een concrete prestatie en geeft een redelijke termijn. Wat je daarna doet mag je erbij zetten, verplicht is dat niet. Verstuur de brief aantoonbaar en noteer de uiterste datum. Bekijk daarna welke vervolgstap past. Bij een zakelijke factuur kunnen handelsrente en het minimum aan incassokosten al eerder verschuldigd zijn.