Incassobureau inschakelen: wanneer doe je het en wat mag het kosten?

Je schakelt een incassobureau in als je klant na de betaaltermijn en één duidelijke aanmaning nog steeds niet betaalt. Bij een zakelijke klant lopen de handelsrente en het minimum aan incassokosten al eerder, namelijk vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Die breng je bovenop je factuur bij je klant in rekening. Wat je er netto aan overhoudt hangt af van wat je incassobureau jou rekent.

Kort samengevat:

• De wettelijke incassokosten zijn 15% over de eerste €2.500 van je factuur, daarna lopen de percentages af.

• Bij een zakelijke klant is minimaal €40 verschuldigd, ook zonder aanmaning.

• De wettelijke handelsrente is 10,4% per jaar en loopt automatisch.

• Rente en incassokosten mag je allebei rekenen, naast elkaar.

• Met een zakelijke klant mag je hier in je algemene voorwaarden van afwijken.

Wanneer schakel je een incassobureau in?

Er is geen wettelijke termijn die zegt: nu is het zover. In de praktijk is het moment waarop je zelf geen tijd meer wilt steken in herinneringen sturen.

Een werkbare volgorde

Eerst een vriendelijke herinnering een paar dagen na de vervaldatum, want de meeste te late betalingen zijn gewoon slordigheid. Dan een aanmaning met een harde datum en het bedrag dat erbij komt als er niet betaald wordt. Betaalt je klant dan nog steeds niet, dan geef je het uit handen.

Wat vooral niet werkt is blijven mailen. Elke maand een nieuwe herinnering kost je tijd en vertelt je klant dat de factuur kennelijk kan wachten. Na drie herinneringen betaalt bijna niemand alsnog op de vierde.

Wat kost een incassobureau, en wie betaalt dat?

De buitengerechtelijke incassokosten die je mag doorberekenen staan in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het is een staffel: hoe hoger de hoofdsom, hoe lager het percentage over dat deel.

Het maximum is €6.775. De staffel zoals de rechter hem toepast is dezelfde.

Een rekenvoorbeeld

Bij een onbetaalde factuur van €3.000 reken je 15% over de eerste €2.500, dat is €375, plus 10% over de resterende €500, dat is €50. Samen €425 aan incassokosten, te betalen door je klant.

De vergoeding bedraagt altijd minimaal €40. Dat staat in artikel 2 lid 2 van het Besluit. Bij een zakelijke klant hoef je daarvoor niet eerst aan te manen.

Hoeveel rente mag je rekenen?

Naast de incassokosten loopt er rente. Voor facturen tussen bedrijven onderling, en tussen een bedrijf en de overheid, geldt de wettelijke handelsrente. Die is sinds 1 juli 2026 10,4% per jaar. Voor klanten die particulier zijn geldt het lagere tarief van 4%.

Dat percentage wordt elk halfjaar opnieuw vastgesteld, dus controleer het als je een oude factuur oppakt. Op veel incassosites staat nog 10,15% of 10,5%.

Bij die €3.000 uit het voorbeeld, zestig dagen te laat, komt de rente uit op ongeveer €51. Op één factuur valt dat mee. Bij tien facturen per jaar die twee maanden blijven liggen, praat je over een paar honderd euro die je niet had hoeven missen.

Je hoeft de rente niet op je factuur aan te kondigen. Hij volgt rechtstreeks uit de wet.

Wat je zelf kunt afspreken in je voorwaarden

Tegenover een particuliere klant is de staffel dwingend en mag je er niet van afwijken. Tegenover een zakelijke klant mag dat wel, als je het vooraf vastlegt in je algemene voorwaarden.

Je kunt dus een hoger incassotarief of een hoger rentepercentage afspreken. Voorwaarde is dat je voorwaarden van toepassing zijn verklaard voordat de opdracht begon, en dat het percentage niet onredelijk is. Een rechter kan een buitensporig beding opzijzetten, en dan val je terug op de wettelijke tarieven.

Voor de meeste zzp'ers is de wettelijke staffel prima. Je wint meer met voorwaarden die daadwerkelijk van toepassing zijn dan met een hoger tarief. Meer daarover lees je in ons artikel over aansprakelijkheid beperken in de voorwaarden van je contract.

Controleer of het bureau geregistreerd staat

Vanaf 1 oktober 2026 geldt het laatste deel van de Wet kwaliteit incassodienstverlening. Werkt een incassodienstverlener zonder registratie, dan is de schuldenaar geen incassokosten en geen oplopende rente verschuldigd. De hoofdsom blijft gewoon staan.

Dat raakt jou als opdrachtgever van het bureau. De registratieplicht ziet op incasso bij natuurlijke personen in Nederland. Daaronder vallen ook schulden van eigenaren van eenmanszaken, vennoten van een vof en maten van een maatschap. Incasseer je bij zo iemand, dan geldt deze controle ook voor jou.

Controleer het register van Justis voordat je een vordering uit handen geeft. Advocaten en gerechtsdeurwaarders staan er niet in, want die vallen onder hun eigen beroepsregister.

Incassobureau, deurwaarder of rechter?

Drie verschillende dingen, die vaak door elkaar lopen.

Betwist je klant de factuur, dan is een incassobureau meestal de verkeerde route. Een bureau int onbetwiste vorderingen. Zodra er discussie is over de kwaliteit van je werk of over wat er precies afgesproken was, gaat het over de inhoud van je opdracht. Dan heb je een jurist of advocaat nodig, geen incassotraject.

Waar een rechtsbijstandverzekering in beeld komt

Een rechtsbijstandverzekering dekt juridische hulp bij een conflict, en incasso van onbetaalde facturen valt daar bij veel polissen onder. In plaats van zelf een jurist zoeken en per uur betalen, bel je je verzekeraar.

Wat er precies gedekt is verschilt per polis, net als de drempel: veel verzekeraars behandelen een zaak pas vanaf een bepaald factuurbedrag. Kijk dus naar de voorwaarden en niet alleen naar de premie. Ga je vooral achter kleine facturen aan, dan is die drempel belangrijker dan de dekking.

Veelgestelde vragen over incasso

Mag ik incassokosten rekenen zonder eerst aan te manen?

Bij een zakelijke klant wel. Artikel 2 lid 2 van het Besluit zet de vergoeding op minimaal €40, en daarvoor hoef je een zakelijke klant niet eerst aan te manen. Wil je meer dan dat minimum rekenen, dan moet je wel echt kosten hebben gemaakt om te innen. De staffel vergoedt werk dat is gedaan, niet een bedrag dat je erbij optelt.

Mag ik rente en incassokosten allebei rekenen?

Ja. Het zijn twee verschillende dingen. De rente vergoedt dat je je geld later krijgt, de incassokosten vergoeden het werk dat je doet om het binnen te halen. Je mag ze naast elkaar in rekening brengen bij dezelfde factuur.

Wat is het maximum aan incassokosten?

€6.775. Dat plafond staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten en je bereikt het pas bij een hoofdsom van ruim twee ton. Voor vrijwel elke zzp-factuur ligt het bedrag ergens tussen de €40 en een paar honderd euro.

Hoe bereken ik de incassokosten over een factuur van €1.000?

15% over €1.000 is €150. Dat is meer dan het minimum van €40, dus €150 is het bedrag dat je mag doorberekenen. Onder ongeveer €267 aan hoofdsom kom je onder het minimum uit, en dan reken je €40.

Vanaf wanneer loopt de wettelijke handelsrente?

Vanaf de dag nadat de betaaltermijn is verstreken. Is er geen termijn afgesproken, dan geldt dertig dagen na de factuurdatum. Je hoeft je klant niet eerst te waarschuwen en je hoeft de rente ook niet in je voorwaarden te hebben staan.

Wat als mijn klant het niet eens is met de factuur?

Dan is een incassobureau niet de juiste route. Incassobureaus innen vorderingen waar geen discussie over is. Betwist je klant het werk of de afspraak, dan gaat het om een inhoudelijk geschil en heb je een jurist of advocaat nodig om het op te lossen.

Conclusie: de rekening ligt bij je klant

Een klant die niet betaalt kost je tijd. Voldoet je vordering aan de wettelijke of afgesproken voorwaarden, dan breng je naast de hoofdsom ook rente en incassokosten in rekening. Wat je nodig hebt is een vaste volgorde en een moment waarop je besluit het uit handen te geven.