Algemene voorwaarden opstellen: wat erin hoort en hoe je ze geldig maakt

Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar zonder sta je zwakker bij elk conflict over betaling, levertijd of schade. Belangrijker dan de tekst is het moment: je klant moet ze kunnen lezen voordat de opdracht rondkomt. Doe je dat niet, dan kan hij ze later laten vernietigen.

Kort samengevat:

• Je bent niet verplicht algemene voorwaarden te gebruiken, maar als je ze gebruikt gelden ze voor allebei.

• Je klant moet ze kunnen lezen vóór het sluiten van de overeenkomst, niet pas bij de levering.

• Onredelijke bepalingen kan je klant laten vernietigen. Consumenten hebben daarbij meer bescherming dan zakelijke klanten.

• Deponeren bij KVK is niet verplicht en vervangt het meesturen niet.

• Schrijf ze in het Nederlands als je klanten Nederlands zijn.

Zijn algemene voorwaarden verplicht?

Nee. Ondernemersplein is er duidelijk over: je bent niet verplicht algemene voorwaarden te gebruiken. Gebruik je ze wel, dan gelden ze voor jou en je klant allebei.

Maar de praktijk is een ander verhaal. Zonder voorwaarden val je bij elk geschil terug op de wet en op wat je toevallig per mail hebt afgesproken. Met voorwaarden leg je vooraf vast wat er gebeurt bij te laat betalen, bij annuleren en bij schade. Dat is precies het moment waarop je er niet meer over wilt onderhandelen.

De stap die de meeste ondernemers overslaan

Je voorwaarden hebben is niet genoeg. Je klant moet ze hebben kunnen lezen voordat je de overeenkomst sloot. Ondernemersplein schrijft het zo: je kunt de voorwaarden dus niet pas leveren bij het product.

Wat wel werkt

Stuur ze mee met je offerte, als bijlage of als link in dezelfde mail. Zet in de offerte één zin dat je voorwaarden van toepassing zijn en dat ze bijgevoegd zijn. Bewaar die mail. Gaat het later mis, dan is die verzonden offerte je bewijs.

Wat niet werkt

Ze voor het eerst noemen op de factuur, want dan is de opdracht al gesloten. En een regel onderaan je website zonder dat je klant er ooit op gewezen is.

Kun jij niet aantonen dat je klant ze vooraf kon lezen, dan kan hij de bedingen laten vernietigen en gelden ze niet. Het bewijs ligt bij jou.

Zet je je voorwaarden op je site, zorg dan dat je klant ze kan downloaden en bewaren. Alleen kunnen bekijken is minder sterk dan kunnen opslaan.

Wat zet je erin?

Per branche verschilt het, maar deze onderwerpen komen vrijwel altijd terug.

Over dat laatste punt: tegenover een consument kun je je aansprakelijkheid niet wegschrijven. Tegenover een zakelijke klant kan een uitsluiting verder gaan, al houdt niet elk beding stand. Hoe je dat verstandig doet, staat in ons artikel over aansprakelijkheid beperken in de voorwaarden van je contract.

Voor zakelijke klanten geldt een wettelijke betalingstermijn, voor consumenten mag je zelf een redelijke termijn kiezen. Reken je een eigen rente of incassotarief, zet dat dan expliciet in je voorwaarden, want anders val je terug op de wettelijke bedragen.

Deponeren bij KVK: moet dat?

Nee. KVK zegt het zelf: deponeren is niet verplicht. En het vervangt het meesturen niet. Waar het wel voor dient is bewijs. Je gedeponeerde versie heeft een datum, dus bij discussie over welke versie gold kun je daarnaar terug. Handig als je telefonisch verkoopt en de voorwaarden dus niet vooraf kunt meesturen.

Wil je het toch doen, dan levert KVK de eisen aan: één document per A4 in Word of PDF, leesbaar gezet met minimaal Arial 10 of gelijkwaardig, met je bedrijfsnaam precies zoals die in het Handelsregister staat.

Zelf schrijven, een model gebruiken of een jurist inschakelen?

Een model van je brancheorganisatie is voor de meeste zzp'ers een prima start. Die zijn geschreven voor jouw type werk en dat scheelt de meeste fouten.

Een jurist wordt interessant zodra je iets doet wat niet standaard is: werken met onderaannemers, intellectueel eigendom overdragen, of opdrachten waarbij één fout je jaaromzet kost. Dan is de vraag niet of het kan, maar hoe je het formuleert zodat het overeind blijft.

Wat je in geen geval moet doen is de voorwaarden van een concurrent kopiëren. Je neemt dan afspraken over die op zijn werk zijn geschreven en niet op dat van jou, plus zijn fouten.

Veelgestelde vragen over algemene voorwaarden

Moet ik mijn algemene voorwaarden deponeren bij de KVK?

Nee, deponeren is niet verplicht. Het geeft je een gedateerde versie als bewijs, wat handig is bij discussie over welke voorwaarden golden. Het vervangt niet dat je ze vooraf aan je klant geeft. Doe je alleen het eerste en niet het tweede, dan sta je alsnog zwak.

Kan ik de algemene voorwaarden van een ander overnemen?

Technisch kan het, verstandig is het niet. De voorwaarden van een ander zijn geschreven voor zijn werk, zijn risico's en zijn klanten. Je neemt zijn fouten mee en mist de bepalingen die voor jou juist belangrijk zijn. Een model van je brancheorganisatie is een betere start.

Wanneer moet ik mijn voorwaarden aan mijn klant geven?

Voor of bij het sluiten van de overeenkomst. In de praktijk: als bijlage bij je offerte. Geef je ze pas bij de levering of noem je ze voor het eerst op de factuur, dan is de opdracht al gesloten en kan je klant de bedingen laten vernietigen.

Mag ik mijn aansprakelijkheid uitsluiten in mijn voorwaarden?

Tegenover een consument kun je beperken maar niet volledig uitsluiten. Tegenover een zakelijke klant kan een uitsluiting verder gaan. Je kunt bijvoorbeeld een maximumbedrag afspreken of indirecte schade uitsluiten. Gaat je beperking te ver, dan kan een rechter hem opzijzetten, en dan heb je geen beperking in plaats van een gedeeltelijke. Bij opzet of bewuste roekeloosheid houdt een beroep op de uitsluiting zelden stand.

In welke taal schrijf ik mijn algemene voorwaarden?

In de taal die je klant begrijpt. Doe je vooral zaken in Nederland, dan schrijf je ze in het Nederlands. Heb je internationale klanten, maak dan een vertaling. Voorwaarden die je klant niet kan lezen, doen hun werk niet.

Kan mijn klant mijn voorwaarden zomaar ongeldig laten verklaren?

Niet zomaar, maar het kan wel. Staan er onredelijke bepalingen in, of kon je klant ze niet vooraf lezen, dan kan hij ze per brief of mail laten vernietigen. Consumenten hebben daarbij extra bescherming via de zwarte en grijze lijst met verboden en verdachte bedingen. Tegenover zakelijke klanten geldt die lijst niet, en wordt per geval naar de redelijkheid gekeken.

Conclusie: stuur ze mee met je offerte

De meeste ondernemers stoppen hun energie in de inhoud en vergeten het moment van overhandigen, en daar lopen de zaken op stuk. Zet ze bij je offerte, bewaar die mail, en je voorwaarden doen waar ze voor bedoeld zijn.