Voordat iemand ziek wordt: wat regel je als werkgever vooraf?

Waarom je dit nu regelt, en niet als het zover is

Neem Sanne. Ze heeft een ontwerpbureau met zes mensen. Toen ze haar eerste medewerker aannam, regelde ze het contract en de salarisadministratie. De rest kwam pas toen haar vormgever Daan ziek werd: op zoek naar een arbodienst, uitzoeken wat er in het contract stond, en ondertussen de deadlines in de gaten houden. (Sanne en Daan zijn een voorbeeld.)

Zo gaat het bij veel kleine werkgevers. En dat is zonde, want bijna alles wat je bij ziekte nodig hebt, kun je vooraf regelen. Een deel ervan is zelfs verplicht zodra je personeel hebt. Vooraf regelen levert je drie dingen op:

• Je voorkomt verzuim. Met een RI&E (een overzicht van de risico's voor gezondheid en veiligheid in je bedrijf), een preventiemedewerker en een paar goede gewoontes (zoals regelmatig vragen hoe het gaat en letten op signalen van werkdruk) verklein je de kans dat iemand uitvalt, of lang uitvalt.

• Je hebt meer keus. Is er al iemand ziek, dan kun je bij een arbodienst niet altijd meer elk pakket afsluiten. En een nieuwe verzuimverzekering dekt een medewerker die al ziek is meestal niet, of je betaalt een hogere premie.

• Je werkt zonder druk. Doe je het nu, dan kost het je een middag. Doe je het als iemand al ziek is, dan doe je het met deadlines in je nek.

De checklist in één oogopslag

• Sluit een contract met een arbodienst of bedrijfsarts. Minimaal een basiscontract (de afspraken die de wet verplicht, zoals begeleiding door de bedrijfsarts als iemand ziek is).

• Maak een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).

• Wijs een preventiemedewerker aan: iemand die helpt om het werk gezond en veilig te houden. En regel bedrijfshulpverlening (BHV).

• Leg afspraken over ziekte vast in het arbeidscontract.

• Schrijf een verzuimprotocol en deel het met je team.

• Zorg dat je administratie klaar is voor een ziekmelding.

• Maak een plan voor als iemand uitvalt: wie neemt het werk over, en kan iemand anders bij de bestanden?

• Kies: het risico zelf dragen of verzekeren.

• Bouw een paar kleine preventiegewoontes in, zoals regelmatig vragen hoe het gaat en letten op signalen van werkdruk.

Hieronder per stap wat je doet en waarom.

1. Sluit een contract met een arbodienst of bedrijfsarts

Heb je personeel, dan moet je je volgens de Arbowet laten bijstaan door een arbodienst of bedrijfsarts. Dat geldt dus ook als je maar één medewerker hebt. De afspraken leg je vast in een contract. Dat moet minimaal een basiscontract zijn. Daarin staat onder meer dat de bedrijfsarts je zieke medewerkers begeleidt, dat al je medewerkers bij de bedrijfsarts terechtkunnen, ook als ze niet ziek zijn, en dat er een second opinion en een klachtenprocedure zijn. Een basiscontract is het wettelijke minimum. Je kunt ook een uitgebreider pakket afsluiten, bijvoorbeeld met een casemanager die het verzuim met je opvolgt, of met hulp bij preventie. Kijk wat bij je bedrijf past, en regel het op tijd: is er al iemand ziek, dan kun je niet altijd meer elk pakket afsluiten.

Regel dit voordat je eerste medewerker begint. Een ziekmelding geef je binnen een week door aan je arbodienst, en dan wil je niet nog moeten zoeken. Hoe je een goede kiest, lees je in type: entry-hyperlink id: 5zD3VglvuxQ1cqD8Amg72U.

2. Maak een RI&E

De risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) is een overzicht van de risico's in je bedrijf voor de gezondheid en veiligheid van je medewerkers, met een plan van aanpak om ze te verkleinen. Denk aan werkdruk, beeldschermwerk, tillen, of werken met gevaarlijke stoffen. Je hebt er volgens artikel 5 van de Arbowet een nodig als je personeel in dienst hebt, ook uitzendkrachten, stagiairs of flexwerkers.

Wat staat erin? De risico's in je bedrijf, wat je er al aan doet, extra aandacht voor kwetsbare groepen zoals zwangere medewerkers, en een plan van aanpak met de maatregelen die je neemt en wanneer. Ook staat erin hoe je medewerkers de preventiemedewerker of een arbodeskundige kunnen bereiken.

Moet hij getoetst worden? Meestal wel: een gecertificeerde arbodienst of arbodeskundige controleert je RI&E. Volgens artikel 14 van de Arbowet hoeft dat niet als al je medewerkers samen niet meer dan 40 uur per week werken, of als je maximaal 25 medewerkers hebt en een erkend RI&E-instrument voor je branche gebruikt.

Hoe begin je? Via de RI&E-pagina van Ondernemersplein kom je bij de erkende instrumenten per branche. Houd je RI&E actueel: verandert er iets in je bedrijf, dan pas je hem aan.

En als je er geen hebt? Heb je helemaal geen RI&E of plan van aanpak, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie je direct een boete geven.

3. Wijs een preventiemedewerker aan en regel BHV

Elke organisatie met personeel moet volgens artikel 13 van de Arbowet minimaal één preventiemedewerker hebben. Dat is degene die helpt om het werk gezond en veilig te houden. De preventiemedewerker:

• helpt bij het maken en uitvoeren van de RI&E;

• adviseert de bedrijfsarts of arbodienst en de personeelsvertegenwoordiging over goede arbeidsomstandigheden;

• voert arbomaatregelen uit.

Klein bedrijf? Heb je 25 medewerkers of minder, dan mag je als directeur zelf de preventiemedewerker zijn. Voor de meeste kleine bedrijven is dat de makkelijkste oplossing. Heb je een ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging, dan moet die het eens zijn met de keuze.

En de BHV? Volgens artikel 15 van de Arbowet regel je ook bedrijfshulpverlening (BHV). Een BHV'er geeft eerste hulp bij een ongeluk, blust een beginnende brand en zorgt dat iedereen veilig naar buiten komt. Ook in een klein bedrijf moet dit geregeld zijn. Hoeveel BHV'ers je nodig hebt, hangt af van de risico's in je bedrijf. Die staan in je RI&E.

4. Leg afspraken over ziekte vast in het contract

Wat er in het arbeidscontract staat, bepaalt wat je betaalt en wat je kunt doen als het misgaat. Check deze punten, en kijk ook of er een cao voor je branche geldt, want die gaat vaak voor.

• Hoeveel loon je doorbetaalt. Wettelijk is dat minimaal 70%, en in het eerste jaar minstens het minimumloon. Spreek je meer af, of staat er meer in de cao, dan geldt dat.

• Wachtdagen. Wil je dat de eerste ziektedagen niet betaald worden? Dat mag volgens de Rijksoverheid voor maximaal twee wachtdagen, en alleen als het in het arbeidscontract of de cao staat. Bij een nieuwe ziekmelding binnen vier weken gelden ze niet.

• De regels bij ziekte. Verwijs in het contract naar je verzuimprotocol. Dat is belangrijk: alleen als je die regels schriftelijk hebt vastgelegd, kun je volgens het Burgerlijk Wetboek het loon opschorten als een zieke medewerker zich er niet aan houdt.

5. Schrijf een verzuimprotocol en deel het met je team

Een verzuimprotocol is een kort document met de spelregels bij ziekte: hoe meld je je ziek, bij wie, voor hoe laat, en hoe houden jullie contact. Je arbodienst heeft er vaak een voorbeeld van. Een voorbeeld in tien regels vind je ook in type: entry-hyperlink id: 4HOhQiOZy7HGdUmBCVMuWu

Geef het protocol aan elke nieuwe medewerker op de eerste werkdag, samen met het contract. Dan weet iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt, en hoef jij bij een ziekmelding niets uit te leggen.

6. Zorg dat je administratie klaar is

Een ziekmelding raakt je administratie op een paar plekken. Zorg dat die vooraf geregeld zijn:

• Je salarisadministratie weet hoe ziekte verwerkt wordt: welk percentage je doorbetaalt en of er wachtdagen gelden.

• Van elke medewerker heb je actuele contactgegevens, het contract en de afspraken over werktijden.

• Een verzuimdossier kun je per medewerker starten zodra iemand ziek wordt. Weet alvast waar je het bewaart, en dat er geen medische informatie in hoort.

• De deadlines uit de Wet verbetering Poortwachter ken je in grote lijnen, zodat je weet wat er in week 6, 8 en 42 moet gebeuren. Lees type: entry-hyperlink id: RrTCCBFBxoREqB18ZJKeC.

7. Maak een plan voor als iemand uitvalt

In een klein team kan één zieke medewerker veel werk stilleggen. Zeker als die medewerker kennis heeft of klanten kent die verder niemand kent. Bedenk daarom nu wat je doet als iemand plotseling een paar weken weg is:

• Wie neemt het werk over? Spreek per functie af wie inspringt, en wat even kan blijven liggen.

• Kan een collega erbij? Zorg dat bestanden, klantgegevens en afspraken niet alleen op één laptop staan. Bewaar ze bijvoorbeeld in een gedeelde map in de cloud.

• Wie is onmisbaar? Heeft iemand kennis die niemand anders heeft? Laat die medewerker de belangrijkste dingen opschrijven, of leer een collega het werk alvast.

• Haal je hulp van buiten? Weet vooraf waar je een uitzendkracht of freelancer vindt. Die betaal je naast het loon van je zieke medewerker. Wat dat kost, lees je in type: entry-hyperlink id: 6fxyggoeiFNxCyuIN1bfa8

Zo'n plan hoeft niet lang te zijn. Eén A4 met per persoon wie het werk overneemt en waar alles staat, is genoeg.

8. Kies: zelf dragen of verzekeren

Je betaalt het loon van een zieke medewerker tot twee jaar door. Bij een modaal salaris komt dat al snel uit op zo'n € 90.000. Bij werkgevers met 2 tot 5 medewerkers heeft volgens onderzoek van SEO Economisch Onderzoek 44% een verzuimverzekering. Vaak is het niet verzekeren een bewuste keuze. Maak die keuze dan ook bewust, en niet pas als iemand al ziek is: wie bij de start van een polis al ziek is, valt er meestal niet onder.

Wat het je kost als je het zelf draagt, lees je in type: entry-hyperlink id: 6fxyggoeiFNxCyuIN1bfa8 Waar je op let als je polissen vergelijkt, lees je in type: entry-hyperlink id: 48o2bW9wQGMgTvDfFy7cE1.

9. Bouw een paar kleine preventiegewoontes in

Verzuim voorkom je niet altijd. Maar je kunt de kans wel verkleinen, en zorgen dat het korter duurt. Bijna een kwart van het verzuim heeft volgens werknemers met het werk te maken, met werkdruk als belangrijkste oorzaak.

• Vraag regelmatig hoe het gaat. Plan bijvoorbeeld elke maand een kort gesprek van tien minuten met iedere medewerker. Zo hoor je op tijd als het te druk wordt.

• Wijs op het open spreekuur. Je medewerkers kunnen bij de bedrijfsarts terecht, ook als ze niet ziek zijn. Vertel ze dat.

• Bied het PAGO aan. Het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek ben je verplicht aan te bieden. Je medewerkers kiezen zelf of ze meedoen.

• Let op signalen. Is iemand vaker kort ziek, moe of snel geïrriteerd? Vraag dan hoe het gaat, voordat het een ziekmelding wordt.

• Zorg voor een gezonde werkplek. Denk aan een goede stoel, een scherm op ooghoogte en pauzes bij beeldschermwerk.

• Voer je plan van aanpak uit de RI&E ook echt uit. Een RI&E in een la voorkomt niets.

Wat komt eraan?

Volgens Ondernemersplein wordt een vertrouwenspersoon verplicht. Een ingangsdatum is er nog niet. Ook wil het kabinet de loondoorbetaling bij ziekte werkbaarder maken voor kleine werkgevers, maar daar is nog niets over besloten. Tot die tijd gelden de regels in dit artikel.

Zo helpt Insify

Vanaf 1 december 2026 verzeker je met de Insify verzuimverzekering het risico van loondoorbetaling bij ziekte. Heb je nog geen arbodienst, dan kun je kiezen voor onze aanbevolen arbodienst met korting. Je beheert je medewerkers in MyInsify en meldt een zieke medewerker vanaf je telefoon of laptop. De verplichtingen uit de Arbowet en de Wet verbetering Poortwachter blijven bij jou als werkgever, net als het risico op een loonsanctie. Wat de verzekering precies vergoedt, staat in de polisvoorwaarden.