Arbodienst kiezen: wat doen ze, wat moet je zelf doen, en waarom het uitmaakt wie je kiest

Waarom je arbodienst meer is dan een verplicht nummer

Neem Sanne. Ze heeft een ontwerpbureau met zes mensen. Toen haar vormgever Daan ziek werd, had ze nog geen arbodienst en koos ze in de haast de eerste die ze vond. Pas toen Daan langer ziek bleef, merkte ze wat dat betekende: weken wachten op de bedrijfsarts, elke keer een ander gezicht, advies waar ze weinig mee kon, en geen hulp bij het papierwerk en de ingewikkelde formulieren. (Sanne en Daan zijn een voorbeeld.)

Zo gaat het bij veel ondernemers. Je hebt er nu eenmaal een nodig, dus je kiest snel en denkt er verder niet over na. Tot er iemand ziek wordt. Dan is de arbodienst ineens de partij die bepaalt hoe snel je medewerker gezien wordt, welk advies je krijgt en of je dossier klopt als UWV meekijkt. Een goede arbodienst houdt verzuim korter. Een slechte kost je tijd en geld. Daarom loont het om er nu goed over na te denken.

Is een arbodienst verplicht?

Een bedrijfsarts wel, een arbodienst niet per se. Heb je personeel, dan moet je je volgens artikel 14 van de Arbowet laten bijstaan door een bedrijfsarts, ook als je maar één medewerker hebt. Dat kan via een arbodienst of met een eigen bedrijfsarts. Dat laatste mag alleen als het in je cao staat of je personeelsvertegenwoordiging ermee instemt. Voor de meeste kleine bedrijven is een arbodienst daarom de makkelijkste route. De afspraken leg je schriftelijk vast in een basiscontract. Daarin staat volgens Arboportaal onder meer dat de bedrijfsarts je zieke medewerkers begeleidt, dat al je medewerkers bij de bedrijfsarts terechtkunnen, ook als ze niet ziek zijn, en dat er een second opinion en een klachtenprocedure zijn.

Heb je helemaal geen contract, dan kan de Nederlandse Arbeidsinspectie je direct een boete geven. Wat je naast een arbodienst nog meer regelt, zoals een RI&E en een preventiemedewerker, lees je in type: entry-hyperlink id: 2Pm8NVm5jblJH0C8URw5fk

Arbodienst of zelfstandige bedrijfsarts?

Je hebt twee routes.

• Een gecertificeerde arbodienst (de vangnetregeling). Een organisatie met bedrijfsartsen, casemanagers en andere deskundigen. Voor de meeste kleine bedrijven de makkelijkste keuze: één contract, alles bij één partij.

• Een eigen bedrijfsarts (de maatwerkregeling). Je maakt zelf afspraken met een bedrijfsarts en eventueel andere deskundigen. Dat geeft meer maatwerk, maar het moet in een cao staan of je personeelsvertegenwoordiging moet er schriftelijk mee instemmen.

Kies je voor een arbodienst, check dan of die gecertificeerd is. De Stichting Beheer Certificatie Arbodiensten (SBCA) houdt een register bij.

Wat doet een arbodienst?

De arbodienst begeleidt je bij ziekte en re-integratie, met de bedrijfsarts als spil. Concreet:

• Ziekmeldingen aannemen en opvolgen. Je meldt een zieke medewerker binnen een week bij de arbodienst.

• Het spreekuur met de bedrijfsarts. De bedrijfsarts spreekt je zieke medewerker en beoordeelt wat die nog wel en niet kan.

• De probleemanalyse. Duurt het langer, dan schrijft de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 een probleemanalyse: een verslag van wat je medewerker nog wel en niet kan, met advies over herstel en terugkeer. Zonder medische details.

• Advies over re-integratie. Bijvoorbeeld over aangepast werk, minder uren of de inzet van een arbeidsdeskundige.

• Advies bij de evaluaties. De bedrijfsarts denkt mee bij de eerstejaarsevaluatie in week 52, en geeft aan het eind een actueel oordeel voor de WIA-aanvraag.

• Preventie. Het open spreekuur, het toetsen van je RI&E en het periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO).

Veel arbodiensten werken met een casemanager of praktijkondersteuner die een deel van het werk van de bedrijfsarts doet. Dat mag, maar volgens de beroepsvereniging van bedrijfsartsen blijft de bedrijfsarts eindverantwoordelijk. De probleemanalyse en het oordeel over wat iemand kan, stelt de bedrijfsarts altijd zelf op. En je medewerker heeft altijd het recht om de bedrijfsarts te spreken.

Wat blijft jouw taak?

Dit is het deel dat veel ondernemers verrast: de arbodienst adviseert, maar jij bent verantwoordelijk. Als werkgever doe je onder meer:

• de ziekmelding doorgeven en contact houden met je medewerker;

• in week 8 samen met je medewerker een plan van aanpak maken;

• minstens eens in de 6 weken de voortgang bespreken en vastleggen;

• je medewerker in week 42 ziek melden bij UWV;

• het re-integratieverslag bijhouden;

• het loon doorbetalen, tot maximaal twee jaar.

Doet de bedrijfsarts iets verkeerd? Dan kan UWV jou toch een loonsanctie opleggen: tot een jaar extra loon. Je kunt de kosten soms via de rechter verhalen, maar dat is een lange weg. Ook daarom maakt het uit wie je kiest. Hoe het hele traject loopt, lees je in type: entry-hyperlink id: RrTCCBFBxoREqB18ZJKeC.

Wat kost een arbodienst, en welk pakket past bij jou?

De meeste arbodiensten werken met drie soorten pakketten. De namen verschillen per aanbieder (een middenpakket heet bijvoorbeeld vaak 'Compleet'), en wat erin zit ook. Welk pakket het voordeligst is, hangt af van hoe vaak er bij jou iemand ziek is.

Een vast pakket kost gemiddeld € 120 tot € 200 per medewerker per jaar. Een los consult bij de bedrijfsarts kost € 120 tot € 200.

Een rekenvoorbeeld. Met zes medewerkers betaal je voor een vast pakket zo'n € 720 tot € 1.200 per jaar, ook als er niemand ziek is. Betaal je per verrichting, dan ben je in een rustig jaar goedkoper uit. Maar één langdurig zieke medewerker maakt het snel duurder: een paar consults, een probleemanalyse en een arbeidsdeskundig onderzoek, dat volgens MKB Servicedesk al snel vanaf € 1.000 kost, tellen samen op. Dit is een rekenvoorbeeld; de echte bedragen hangen af van je arbodienst.

Kijk ook naar wat er niet in zit. Ook bij een vast pakket worden een arbeidsdeskundig onderzoek of een casemanager vaak apart gerekend. Vraag dus altijd om de volledige prijslijst, niet alleen het bedrag per medewerker.

Welk pakket kies je? Had je de afgelopen jaren weinig verzuim en kun je een duurder jaar opvangen, dan past een instappakket. Wil je vaste kosten en de standaardbegeleiding geregeld, kies dan een middenpakket. Wil je actief verzuim voorkomen, of heb je vaker langdurig verzuim, dan loont een uitgebreid pakket.

Waarom het uitmaakt wie je kiest

Bedrijfsartsen zijn schaars. Volgens het jaarverslag 2025 van de NVAB is 42% van de geregistreerde bedrijfsartsen ouder dan 60, en stromen er te weinig nieuwe artsen in. Dat merk je als werkgever: langere wachttijden, minder vaste gezichten en meer werk dat bij casemanagers belandt.

Voor een klein bedrijf weegt dat zwaar. Je hebt geen HR-afdeling die bijspringt, dus je bent afhankelijk van hoe snel en hoe duidelijk je arbodienst is. Een paar weken wachten op een spreekuur betekent een paar weken langer verzuim, en een probleemanalyse die te laat komt.

Zo kies je een arbodienst: 9 vragen

1. Hoe snel kan mijn medewerker bij de bedrijfsarts terecht? Vraag naar de gemiddelde wachttijd, niet naar het beste geval.

2. Krijg ik een vaste bedrijfsarts en een vaste contactpersoon? Steeds een ander gezicht betekent steeds opnieuw uitleggen.

3. Krijg ik een casemanager of verzuimconsulent die met me meedenkt? Iemand die niet alleen losse gevallen begeleidt, maar ook kijkt naar patronen in je verzuim en naar wat je kunt doen om het te voorkomen.

4. Kan ik online ziekmelden en de stand van zaken volgen? Scheelt je bellen en mailen.

5. Wat zit er in het pakket, en wat betaal ik apart? Vraag de volledige prijslijst.

6. Hoe vaak is het contact op afstand, en wanneer zie je iemand in het echt? Videobellen is handig, maar niet voor alles.

7. Hoe helpen ze me met het papierwerk? Denk aan het plan van aanpak, de evaluaties en de formulieren voor UWV. Krijg je voorbeelden en hulp, of zoek je het zelf uit?

8. Hoe lang loopt het contract en wat is de opzegtermijn? Daarover meer hieronder.

9. Werkt de arbodienst samen met mijn verzuimverzekeraar? Sommige verzekeraars eisen een bepaalde arbodienst. Check dat voordat je tekent.

Overstappen naar een andere arbodienst

Ben je niet tevreden, dan kun je overstappen. Signalen dat het tijd is: lange wachttijden, steeds een andere bedrijfsarts of casemanager, bijna alleen contact via video, en een nieuwe factuur voor elk contact. Zo pak je het aan:

• Let op de opzegtermijn. Contracten lopen vaak per kalenderjaar, met drie maanden opzegtermijn. Wil je per 1 januari overstappen, dan zeg je vóór 1 oktober op. Ben je te laat, dan zit je er nog een jaar aan vast.

• Regel de nieuwe arbodienst voordat je opzegt. Zo voorkom je een periode zonder arbodienst.

• Spreek af wat er met lopende verzuimtrajecten gebeurt. Is er iemand ziek, dan loopt het traject gewoon door. Maak afspraken over de overdracht, zodat er geen gaten in je dossier komen.

• Check je verzuimverzekering. Eist je verzekeraar een bepaalde arbodienst, dan kun je niet zomaar wisselen.

Arbodienst en verzuimverzekering: hoe hangt dat samen?

Het zijn twee verschillende dingen. De arbodienst begeleidt je zieke medewerker. De verzuimverzekering vergoedt het loon dat je doorbetaalt. Maar ze hangen wel samen: het oordeel van de bedrijfsarts is vaak de basis voor wat je verzekeraar uitkeert.

Een verzekeraar mag een basiscontract voor je regelen, maar alleen als tussenpersoon. Het contract is tussen jou en de arbodienst, je moet er zelf uitdrukkelijk mee instemmen, en je blijft verantwoordelijk.

Zo helpt Insify

Vanaf 1 december 2026 verzeker je met de Insify verzuimverzekering het loon dat je doorbetaalt aan een zieke medewerker. Je houdt je eigen arbodienst, of je kiest voor onze aanbevolen arbodienst met korting. Je meldt een zieke medewerker vanaf je telefoon of laptop in MyInsify en krijgt hulp bij het voorbereiden van het gesprek met je zieke medewerker. Let op: de verplichtingen uit de Wet verbetering Poortwachter blijven bij jou als werkgever, net als het risico op een loonsanctie. Wat de verzekering precies vergoedt, staat in de polisvoorwaarden.

Lees ook: type: entry-hyperlink id: 4HOhQiOZy7HGdUmBCVMuWu en type: entry-hyperlink id: 48o2bW9wQGMgTvDfFy7cE1.